El comprobante es un Documento que relaciona cada compra que hace un cliente. Generalmente se encuentra en forma de papel, y sirve como evidencia de la compra.
En la administración de una compañía, el comprobante tiene un rol significativo, debido a que es parte del pago de los honorarios de un profesional.
Incluye datos del vendedor, particularidades y el precio de los productos o servicios comercializados, la fecha y la hora de la compra, el IVA, el método de pago y además el número único de transacción.
A partir del 1 de enero de 2023, los proveedores no generarán automáticamente los cobros. Para conseguirlo, tienes que pedirlo.
Hacia la desaparición del recibo en papel
La supresión del registro automático está incluida en la legislación antidescuello del 10/02/19. El propósito de esta disposición, en efecto, es sencillo: disminuir la influencia del medioambiente en las acciones del día a día. En consecuencia, la noción es lograr que las compañías sean más amables con el ecosistema.
En Francia se contarían más de tres mil millones de facturas por impresos anualmente. El producto de esta manera es que se talan dos mil quinientos árboles con el fin de conseguir estos diminutos pedazos de papel que en general suelen ser abandonados en el bolsillo de una cazadora o en el primer cesto de basura que se localiza.
También, la tinta y el papel que se utilizan para la impresión de los recibos poseen artículos dañinos para la salud y están relacionados con las disfunciones endocrinas. Al fin y al cabo, te sugerimos que la transformación a soluciones desmedidas simplifica la administración y contabilidad de las cuentas de empresas.
¿Qué documentos justificativos se ven afectados?
Los comprobantes de pago en físico no son los únicos perjudicados por esta decisión. A partir del próximo año, muchos documentos no se reproducirán de manera automática.
Los papeles de las tarjetas de crédito Y en consecuencia, también se verían perjudicados por la misma. Para conseguirlos se deberá pedirlos a las instituciones en cuestión.
NOTAR: Un comercial no es posible que se niegue a reproducir el comprobante.
Empresas: ¿qué impacto hay en la gestión de informes de gastos?
En muchas empresas, es posible que los empleados deban viajar o simplemente asistir a reuniones con clientes. En la mayoría de los casos estos eventos profesionales van acompañados de gastos de viaje y gastos varios.
Para que sean considerados gastos y puedan ser reembolsados, estos gastos deberán ir acompañados de un recibo o, en su defecto, de un recibo bancario. Pero ¿qué pasa si este comprobante de compra ya no se proporciona automáticamente?
Solicitud de recibo
Primero que nada debes saber esto. esta ley anti-desperdicio no prohíbe la impresión de recibos. Sin embargo, esta operación ya no será automática. Por lo tanto, el empleado debe presentar una solicitud al comerciante.
Si tu empresa sigue gestionando informes de gastos en formato papel, tus empleados los necesitarán absolutamente solicitar recibos correspondiente a cada pago.
Como se ha especificado anteriormente, ningún comerciante podrá negarse a la impresión de este tipo de comprobante.
La solución digital
Con la llegada de la tecnología digital y la desmaterialización de los procesos es posible facilitar la gestión de los informes de gastos.
Por lo tanto, al elegir la opción de copia digital de los justificantes, Simplifique la contabilidad de los informes de gastos optando por una solución más ecológica..
Tus empleados podrán solicitar su recibo digital o comprobante de compra y enviártelo. Otra solución: pueden escanearlos o fotografiarlos para obtener una copia digital, en formato PDF.
Con un software SIRH como el de Factorial, gestionar los informes de gastos se convierte en un juego de niños.
🚀 ¡Factorial está certificado por URSSAF en Francia! Esto significa que nuestros clientes ya no necesitan conservar recibos/facturas en formato papel.
¿Qué impacto en sus procesos?
Si ya utiliza una solución digital para procesar sus informes de gastos, no habrá ningún impacto particular en sus procesos. Sus empleados sólo tendrán que acordarse de pedir un recibo cuando sea necesario.
Si aún no te has digitalizado, será fundamental comunicar el progreso de los nuevos procesos a tus equipos. Tenga en cuenta también que los recibos de compras y gastos deben conservarse en las cuentas durante 10 años.
Con el software de informe de gastos le hará la vida más fácil ya que el comprobante de compra se almacena automáticamente con valor probatorio.
Recibo de efectivo y RGPD
Para recibir una versión digital de la prueba, el empleado deberá dejar sus datos de contacto profesional. Nombre, apellidos, correo electrónico o número de teléfono: estará obligado a compartir estos datos sensibles.
Como empleador, necesitará aclarar la política de gestión de datos. ¿Pueden sus empleados compartir esta información? Si es así, ¿cuáles exactamente? ¿O deberían pedir sólo recibos en papel?
También será necesario tener en cuenta el RGPD y todos sus matices. Si uno de sus empleados comparte datos con el fin de crear un recibo digital, será importante asegurarse de qué información se puede utilizar.
Los comerciantes deberán pedir el consentimiento de sus clientes y detallar los datos que desean recabar y qué uso harán de ellos.
Ventajas… ¡y preguntas!
Detener la impresión automática de recibos tendrá un impacto positivo en la gestión de informes de gastos. Pero no solo.
Ventajas de desmaterializar el recibo
- Un aliado para el medio ambiente : Este es el principal objetivo de esta ley: reducir la huella ecológica de los individuos mediante acciones ecológicas simples. Ya no imprimir recibos automáticamente reduce la producción de papel y, por tanto, la tala de árboles;
- Una solución desmaterializada : Gracias a la digitalización, el recibo adquiere una forma completamente diferente y evita el formato papel. La digitalización de los negocios favorece este tipo de soluciones y la gran mayoría de empresas ya intercambian facturas electrónicas.
- Un recibo más fiable : La versión digital del recibo ofrece una mayor legibilidad y, sobre todo, no se verá alterado con el tiempo. Con estatus de valor probatorio, esta forma de prueba ofrece mayor confiabilidad y precisión.
- Una herramienta para detectar anomalías y fraudes : La desmaterialización de los justificantes permite un mejor control de las declaraciones de gastos. El seguimiento de los gastos es más sencillo, rápido de realizar y facilita la identificación de anomalías o posibles fraudes.
- Un formato menos voluminoso : Con el recibo en papel es fácil perderlo o arrugarlo, haciendo en ocasiones obsoleto su uso. Al elegir la versión digital ya no tendrás que preocuparte por decenas de billetes en papel.
Fin del recibo en papel: preocupaciones
Pero el fin del recibo en papel plantea algunas preguntas y no necesariamente es unánime entre los consumidores.
De hecho, el cliente será informado de esta nueva norma en el momento del pago mediante un display. Debe indicarse de forma legible y comprensible.
Pero, ahogado en la tonelada de información que pasa, puede no prestar atención a esta disposición y verse privado de una elección real.
Lo que plantea el mayor problema es procesamiento de datos personales. Al utilizar canales digitales, varias empresas podrían beneficiarse manipular los datos de los clientes con fines de marketing.
Finalmente, algunos temores la desaparición del comprobante de compra y con la posibilidad de hacer valer sus derechos en caso de litigio.
¿Y si la solución fuera la tarjeta corporativa?
Factorial ha implementado tarjetas profesionales, físicas o virtuales, que permiten a los empleados pagar fácilmente sin tocar su economía.
Por tu parte, podrás realizar un seguimiento instantáneo de los gastos desde nuestra plataforma de gestión de informes de gastos.
EL fin de la recepción está allá. Ya no se imprime automáticamente, pero aún puedes solicitar una copia en papel o digital.
Ahora depende de ti elegir la mejor solución para gestionar los informes de gastos de tus empleados.
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