Los retos de la caja fuerte electrónica
Las principales cuestiones de una caja fuerte digital son la confidencialidad y la integridad de los datos almacenados allí. El uso de una caja fuerte en línea está bien regulado por ley en Francia.
Las funciones de una caja fuerte de recursos humanos
La diferencia entre un archivo de este tipo y una versión digital tradicional es que el anfitrión no puede acceder a los datos de una bóveda digital.
El SAE
El SAE, o sistema de archivo digital, por su parte, permite conservar documentos que han sido validados y cuyo estado ha sido previamente congelado. Además, la caja fuerte digital es un elemento complementario al sistema de archivo digital. Dicho esto, la caja fuerte es mucho más segura.
¿Qué tipo de documento se puede colocar en una caja fuerte digital?
Todos sus documentos importantes se pueden guardar en una caja fuerte electrónica.
La caja fuerte digital para tu nómina
Con la solución de desmaterialización de datos de recursos humanos, cada vez más empresas optan por la nómina online o BPE. Si el empleado deja la empresa y no ha respondido a las invitaciones de su empleador para acceder a la caja fuerte de nómina electrónica, aún podrá hacerlo dentro de los 5 años siguientes a su salida. Durante este periodo podrás recuperar libremente todos tus documentos. Un empleado que ya haya recibido sus nóminas en formato digital en la caja fuerte podrá tener acceso a ellas de por vida, ya que tiene derecho a acceder.
Por otro lado, ni la empresa ni el resto de empleados podrán tener acceso a los documentos y mucho menos a la información contenida en los mismos.
Las ventajas de la caja fuerte digital
La caja fuerte digital es un servicio completamente modular y no tiene límites de almacenamiento.
Optimización de la gestión de recursos humanos
EL caja fuerte digital Hace la vida de RR. Ya no será necesario distribuir mensualmente las nóminas a todos los departamentos, ahora todo se hará de forma electrónica, en tan solo unos clics.
Mejora de la imagen de la empresa
El uso de una caja fuerte digital contribuye significativamente a la imagen de la empresa.
Economía
Dependiendo del tamaño de tu empresa, podrás obtener ahorros más o menos importantes adoptando la caja fuerte digital.
Ecología
En todas las empresas, los gastos en papel para archivar y conservar archivos, documentos y expedientes de todo tipo son altísimos. Al utilizar una caja fuerte digital, la empresa puede reducir fácilmente su huella ecológica.
Una caja fuerte de recursos humanos es un elemento crucial para la gestión segura y eficiente de la información confidencial y valiosa dentro del departamento de recursos humanos. Sus funciones principales incluyen:
- Almacenamiento Seguro de Documentos:
- Guardar contratos de empleo, registros de desempeño, datos de empleados, y cualquier documento confidencial.
- Proteger documentos legales y financieros que contengan información sensible.
- Protección de Información Personal:
- Asegurar datos personales como números de seguro social, información bancaria, direcciones y detalles de contacto.
- Cumplir con las regulaciones de protección de datos y privacidad.
- Seguridad Contra el Acceso No Autorizado:
- Restringir el acceso a documentos y datos a personal autorizado únicamente.
- Implementar sistemas de cerraduras avanzadas y controles de acceso para garantizar la seguridad.
- Resguardo de Información Digital y Física:
- Almacenar discos duros, unidades USB y otros dispositivos de almacenamiento que contengan información digital sensible.
- Proteger tanto los archivos físicos como digitales contra pérdida, robo o daño.
- Cumplimiento Normativo y Auditorías:
- Facilitar el cumplimiento de normativas y regulaciones laborales y de privacidad.
- Proporcionar un lugar seguro para almacenar documentos necesarios para auditorías internas y externas.
- Acceso Controlado en Situaciones de Emergencia:
- Garantizar que la información crítica esté disponible en situaciones de emergencia o desastre, permitiendo una rápida recuperación de datos.
- Implementar procedimientos de acceso controlado en casos de emergencia para asegurar que solo el personal designado pueda acceder a la información.
- Mantenimiento de la Confidencialidad en Procesos Internos:
- Asegurar la confidencialidad en procesos de selección, evaluaciones de desempeño, y decisiones de despido o promoción.
- Guardar documentos relacionados con investigaciones internas y acciones disciplinarias.
Una caja fuerte de recursos humanos es esencial para garantizar que la información confidencial esté protegida contra accesos no autorizados, pérdida o daño, y para cumplir con las normativas de privacidad y protección de datos.
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