Una hoja de horas es un documento que se utiliza para gestionar el seguimiento del tiempo de trabajo de los empleados. Resume el detalle de la jornada laboral en formato papel o digital.
Las hojas de horas imprimibles de forma gratuita ayudan a realizar un seguimiento de las horas y actividades laborales de los empleados. Vea las horas regulares y extras de sus empleados de forma diaria, mensual o semanal.
Una tabla para calcular las horas de trabajo debería ahorrarle tiempo. Sin embargo, si gestionar el tiempo de trabajo con Excel te parece complicado, tienes otras soluciones. ¡Descúbrelo todo en las siguientes líneas!
¿Qué es una tabla de horas de trabajo?
Una tabla para calcular las horas de trabajo es una herramienta visual utilizada. registrar y monitorear las horas de trabajo de los empleados con el tiempo.
Esto generalmente es un documento electrónico o una hoja de papel Dividido en columnas y filas, permite organizar la información relativa a los horarios de inicio y finalización del trabajo, descansos y actividades laborales.
¿Qué elementos debe contener una tabla para calcular las horas de trabajo?
Las tablas de seguimiento del tiempo de trabajo, también llamadas hojas de horas, pueden adoptar varias formas, pero generalmente siempre contienen la siguiente información:
- Identificación del empleado: Por lo general, cada empleado aparece en una fila separada de la tabla, lo que facilita el seguimiento individual.
- Entrada y salida: Las columnas indican los días de la semana, con casillas apropiadas para anotar los horarios de entrada y salida de cada día hábil.
- Gestión de descansos: Algunos gráficos incluyen secciones específicas para registrar los descansos que toman los empleados, ya sean almuerzos o breves descansos durante el día.
- Actividades no relacionadas con el trabajo: Algunos trabajos requieren que realices un seguimiento de las diferentes actividades que realizas a lo largo del día. La tabla puede incluir secciones para registrar estas actividades.
¿Cuáles son las ventajas de una tabla para el cálculo de horas de trabajo?
Utilizar una tabla para calcular las horas de trabajo semanales y mensuales (de enero a diciembre) tiene muchas ventajas.
Mayor transparencia
Beneficio para trabajadores visibilidad clara del tiempo que dedican a sus actividades estableciendo así una cultura de transparencia y rendición de cuentas dentro de la organización.
Optimización de la gestión del tiempo.
Para empleadores y gerentes, esta herramienta ofrece mejor gestión del tiempo permitiendo una rápida identificación de tendencias y facilitando decisiones informadas para maximizar la eficiencia operativa.
Cumplimiento de la normativa laboral
Una tabla de seguimiento de las horas de trabajo resulta ser un valioso aliado para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y las regulaciones de horas extrascontribuyendo así al cumplimiento legal de la empresa.
Precisión de la nómina
Permitiendo el cálculo preciso de las horas trabajadas, esta herramienta garantiza una remuneración justa y correctaaumentando la confianza de los empleados y reduciendo el riesgo de errores de nómina.
¿Cómo crear una tabla para calcular las horas de trabajo en Excel?
Para comenzar, necesitará instalar el software Microsoft Excel en su computadora. Tenga en cuenta que este es un programa pago que solo se puede utilizar por un período limitado, a menos que su empresa compre la licencia correspondiente.
Si no tiene acceso a este software, utilice un programa alternativo como Google Sheets.
- Crea un nuevo archivo de Excel y asígnele un nombre relevante para que pueda encontrarlo y reconocerlo fácilmente. Un ejemplo sería la gestión del tiempo. [nom de l’employé] [nom du mois].
- Ingrese la información relevante como nombre del empleado, número de empleado, departamento y gerente.
- Crea cinco columnas debajo de la información ingresada en la hoja de cálculo. Estas columnas se pueden utilizar para la fecha, las horas de inicio y finalización, así como para el total de horas trabajadas. La última columna se puede utilizar para días festivos, comentarios u otra información relevante que desee incluir.
- Finalmente, puedes agregar una fórmula que cuente el número de horas entradas en la hoja de cálculo.
Para obtener la cantidad de horas trabajadas durante el día en Excel, debe usar una fórmula de resta.
Hora en que el empleado terminó la jornada laboral – Hora en que comenzó la jornada = Número total de horas trabajadas durante el día
Imaginemos que un empleado inicia la jornada laboral a las 8:30 am y finaliza a las 5:00 pm.
En concreto, aquí se explica cómo marcar las horas de trabajo:
- Marque las horas de inicio y finalización en las celdas correspondientes:
-
- Ingrese 8:30 seguido de «a» para AM en la celda A2.
- Ingrese 5:00 seguido de «p» para PM en la celda B2.
-
- Selecciona la celda donde quieres que aparezca el total, en este ejemplo es la celda C2, e ingresa el signo «=»
- Así que puedes:
-
- Seleccione la celda de hora de finalización, agregue el signo «-» y seleccione la celda de hora de inicio.
- Ingrese manualmente los nombres de las celdas con la fórmula de resta: =B2-A2
-
- Presione la tecla «Enter» para obtener el resultado.
Ahora tienes la fórmula para contar automáticamente las horas en tu hoja de horas de trabajo.
¿Cuáles son las limitaciones de una tabla de Excel para realizar un seguimiento de las horas de trabajo?
Sin embargo, puedes gestionar las horas de trabajo y las tareas de los empleados con una hoja de Excel. inducir errores de entrada. ellos también pueden falta de conformidad con las leyes relativas a la gestión de la jornada laboral.
De hecho, la gestión del tiempo de trabajo está sujeta a numerosas normas establecidas por el Código del Trabajo.
La jornada laboral es uno de los elementos más importantes para:
- Creación de la nómina,
- evaluar el desempeño y el avance de los empleados
- así como los costos de un proyecto.
Son fundamentales para identificar una posible sobrecarga de los empleados si notamos un volumen elevado de horas de trabajo, por ejemplo.
Por lo tanto, puede elegir entre un horario de trabajo 2024 gratuito en Excel o una solución automatizada. El reloj es una buena alternativa.
Software temporal como alternativa a la tabla de Excel
Con una solución de seguimiento del tiempo basada en la nube, sus hojas de tiempo son más precisas. Basado en la nube, le brinda visibilidad instantánea de cómo se utiliza el tiempo en su organización.
Sus empleados pueden ver e ingresar sus horas de trabajo en cualquier momento y lugar, desde cualquier dispositivo conectado. También puedes comprobar en tiempo real si algo anda mal.
Factorial te ofrece un software de gestión del tiempo combinado con un reloj digital de fácil acceso desde el software o aplicación móvil.
Es muy sencillo de usar y fácil de configurar. ¡Solo bastan unas horas para empezar a disfrutarlo! Con solo un clic tus empleados podrán fichar y comenzar a registrar su tiempo de trabajo.
Usted será capaz de:
- Personaliza tus horas de trabajo,
- ver los volúmenes horarios en tiempo real y el desempeño de sus empleados,
- descargar resúmenes mensuales,
- y facilitar el cálculo de salarios.
Además, los relojes digitales se pueden adaptar fácilmente a las necesidades de una empresa. Por ejemplo, ofrece la posibilidad de activar la geolocalización o utilizar códigos QR de acceso.
También hay una función de informes de recursos humanos. Los datos de la hoja de horas se pueden ordenar fácilmente y automáticamente para crear informes personalizados.
Se pueden compartir rápidamente y almacenar de forma segura en la nube. Con un sistema de cronometraje en línea, sus empleados y el departamento de recursos humanos perderán menos tiempo en estas tareas esenciales.
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