Excel y gestión del tiempo de trabajo.

El día a día de una empresa va acompañado de numerosas tareas como gestión del tiempo de trabajo colaboradores. Horarios de trabajo, ausencias, vacaciones… el empresario tiene que lidiar con muchos datos que se le pueden escapar.

Para una mejor organización, la mayoría de las empresas rastrean y administran las horas de trabajo de sus empleados con una hoja de cálculo como la que se muestra enSobresalir. ¿Pero es ésta realmente la mejor solución?

Excel y gestión del tiempo de trabajo.

Excel es una herramienta muy utilizada en el mundo profesional. Fiable, flexible y repleto de funciones, es desde hace mucho tiempo el favorito de los departamentos administrativos y de recursos humanos.

Es cierto que tiene algunas ventajas a la hora de gestionar la jornada laboral. Cálculo de horas de trabajo.contar horas extras y/o faltantes, administrar nóminas o incluso gestionar ausencias y permisos, el famoso software de Microsoft es para usted.

Con celdas de hoja de cálculo y compatibilidad con fórmulas, Excel puede funcionar sin la ayuda de otra herramienta. Además, es generalmente conocido y dominado por los responsables de recursos humanos.

Además, puede ser editado varias veces y por varias personas, si tienen los derechos adecuados. Finalmente, Excel te permite usar macros para automatizar algunas tareas repetitivas.

Sí, pero si esta hoja de cálculo sirve de guía, tiene algunas limitaciones y con el tiempo se convierte en una herramienta que ya no sigue el ritmo de las empresas cuyas necesidades y fuerza laboral evolucionan.

¿Por qué abandonar Excel para la gestión del tiempo de trabajo?

Utilizar una tabla de Excel para la gestión del tiempo en los negocios es de por sí una buena idea. Pero las limitaciones de esta herramienta son más de las que imaginas.

Errores comunes

Las hojas de cálculo de Excel son especialmente propenso a errores. De hecho, una fórmula incorrecta, un cambio improvisado o incluso datos ingresados ​​en el lugar incorrecto y toda la hoja de cálculo pueden verse afectados.

Sobre todo es una hoja de cálculo que no tiene la función de notificarle en caso de un error obvio. Excel no tiene en cuenta los plazos de recursos humanos ni el incumplimiento de las horas laborales legales de sus empleados.

Corresponde a quienes lo cumplimentan garantizar la admisibilidad y exactitud de la información facilitada.

No es una herramienta muy simple

A menudo escuchamos a personas pro-Excel elogiar la facilidad de la herramienta. Qué muñeca! Para utilizar este software correctamente y aprovechar todos sus beneficios, es necesario estar capacitado.

Por supuesto, todo el mundo sabe poner dos o tres números en una celda; pero cuando se trata de utilizar macros o numerosas fórmulas de cálculo, la cosa es más compleja.

Y para garantizar la gestión de Tiempo de trabajo óptimo, es necesario dominar el funcionamiento y las reglas de esta hoja de cálculo. Y si no tienes el título de Bac+5 Excel corres el riesgo de perderte y cometer más errores.

Automatización que deja mucho que desear

Es cierto que Excel permite el uso de macros para automatizar determinadas tareas, pero ¿qué pasa con las administración de personalesto rápidamente puede llevar mucho tiempo.

Recopilar los datos por parte de cada gestor, distribuir hojas de cálculo, verificar la fiabilidad de los datos, extraer cuadros de mando… ¡todo esto lleva tiempo!

Esta no es una herramienta que te permitirá hacer eso. establecer reglas de automatización. ¿Cambios de programa? ¿Un calendario para actualizar en función de las ausencias y festivos? Esta es información que tendrás que ingresar manualmente.

Una pérdida frecuente de tiempo.

Excel no es un software tan intuitivo.

Entre varias columnas, numerosas celdas y, a veces, incluso varias hojas de cálculo, es fácil perder el tiempo haciendo malabarismos con los archivos y datos que está buscando.

O, La gestión del tiempo de trabajo en la empresa debe ser sencilla y rápida..

La información necesaria debe ser fácilmente identificable y utilizable. La falta de centralización de datos realmente puede convertirse en un problema freno a la productividad !

Funcionalidad limitada

Aunque es una solución útil y popular, Excel sigue dependiendo mucho de la persona que lo gestiona.

Sobre todo, es un software con funcionalidad limitadamás aún cuando se trata de tareas de RRHH más complejas como la gestión de la jornada laboral, muy ligada a la nómina.

Esta hoja de cálculo no fue diseñada para manejar parte del trabajo pesado que las empresas deben realizar. En la gran mayoría de los casos tendrás que recurrir a otros. herramientas digitales para realizar algunas funciones.

Una falta de comunicación paralizante

En Excel, eres tu imposible dar acceso a sus horarios a sus empleados. Por supuesto, puedes compartir el documento o incluso otorgar derechos administrativos a algunos de tus colegas.

Pero si quieres confidencialidad, tendrás que crear varias tarjetas u hojas de cálculo.

Además, Excel no es una herramienta de comunicaciónNo es posible combinar la gestión del tiempo de trabajo con la gestión de personal.

¡Por lo tanto, tendrás que utilizar otras herramientas para comunicarte con tus empleados!

Casi no hay seguridad

Finalmente, ten esto en cuenta.Excel no es un software muy seguro. Gestionar las horas de trabajo de sus empleados significa gestionar datos personales y sensibles.

Y en términos de respeto RGPD¡La ley hoy es intransigente! Además, la confiabilidad de Excel a menudo deja mucho que desear. Un toque incorrecto y muchos de tus documentos podrían sufrir las consecuencias.

Este falta de seguridad puede obstaculizar la colaboración y tendrás más dificultades para delegar la gestión de la planificación.

Opte por la gestión del tiempo de trabajo con un software de RRHH

Si bien Excel es una alternativa creíble para gestionar el tiempo de trabajo de los empleados, no es la solución ideal. Pero entonces, ¿qué hacer? Es simple, elige el software de recursos humanos.

con una lsoftware de gestión del tiempo Al igual que el de Factorial, simplifica la gestión del tiempo y las actividades de tus empleados. Gracias a una solución multifuncional, puedes Centraliza la gestión de tu plantilla en una única herramienta..

Gestión de jornada laboral, vacaciones, ausencias… este software fomenta la colaboración, mejora tu rendimiento y te permite tener una visión general de tu plantilla y tus horarios.

El software de RRHH es LA solución ideal para ahorrar tiempo y automatizar sus procesos. Aumenta la productividad de tu equipo… ¡Como la tuya!